Quanto Custa um Funcionário para a Empresa?
Quando uma empresa contrata alguém com salário de R$ 3.000, o custo real para o empregador não é R$ 3.000. Está mais próximo de R$ 5.000 a R$ 6.000 por mês — às vezes mais. Entender essa conta é essencial para empregadores que querem planejar o orçamento com precisão, e para profissionais PJ que querem precificar seus serviços de forma competitiva e justa.
O custo total vai muito além do salário bruto
O salário bruto é apenas o ponto de partida. Sobre esse valor, a empresa é obrigada por lei a pagar uma série de encargos que não aparecem no holerite do empregado, mas que impactam diretamente o orçamento do contratante.
Esses custos se dividem em duas categorias: encargos mensais (pagos todo mês) e encargos anuais (provisionados mensalmente, mas pagos em datas específicas).
Encargos mensais obrigatórios
INSS Patronal — 20%
A contribuição previdenciária patronal é de 20% sobre o salário bruto do empregado. É paga pela empresa para o INSS e não tem relação com o INSS descontado do empregado. Ou seja, ambos contribuem: o empregado paga entre 7,5% e 14% (descontado em folha) e a empresa paga mais 20% por fora.
Para empresas optantes pelo Simples Nacional, essa contribuição pode ser substituída pela CPP (Contribuição Patronal Previdenciária) incluída na guia DAS, mas o custo existe em qualquer regime.
FGTS — 8%
O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço representa 8% do salário bruto depositados mensalmente em conta vinculada ao empregado. O dinheiro fica retido e pode ser sacado pelo trabalhador em casos específicos: demissão sem justa causa, aposentadoria, compra do primeiro imóvel ou doenças graves.
Para a empresa, é um custo real e imediato — o dinheiro sai do caixa todos os meses.
RAT/FAP — aproximadamente 2%
O Risco Ambiental do Trabalho (RAT), modulado pelo Fator Acidentário de Prevenção (FAP), financia o seguro contra acidentes de trabalho. A alíquota base varia de 1% a 3% dependendo do grau de risco da atividade da empresa, podendo ser reduzida ou aumentada pelo FAP (de 0,5 a 2). Para a maioria das atividades de escritório, o custo fica em torno de 1% a 2%.
Sistema S — aproximadamente 5,8%
O "Sistema S" é um conjunto de contribuições que financiam entidades como SESC, SENAI, SEBRAE, SENAT e outras. A alíquota varia de acordo com a atividade econômica da empresa, mas gira em torno de 5,8% para a maioria dos setores. Inclui:
- SESC ou SESI: 1,5%
- SENAC ou SENAI: 1%
- SEBRAE: 0,6%
- INCRA: 0,2%
- Salário-educação: 2,5%
Encargos anuais provisionados mensalmente
13º salário
Todo mês, a empresa precisa provisionar 1/12 do salário bruto para cobrir o 13º salário. Esse valor é pago ao empregado em duas parcelas: a primeira até 30 de novembro e a segunda até 20 de dezembro. Sobre o 13º também incidem INSS e IRRF.
Férias remuneradas + 1/3 constitucional
Após 12 meses de trabalho, o empregado tem direito a 30 dias de férias com remuneração acrescida de um terço. Na prática, a empresa provisiona mensalmente 1/12 do salário bruto mais 1/3 — ou seja, aproximadamente 11,1% ao mês para cobrir essa obrigação.
Aviso-prévio proporcional
No caso de demissão sem justa causa, a empresa deve pagar o aviso-prévio: 30 dias para os primeiros 12 meses de trabalho, acrescidos de 3 dias por ano trabalhado (máximo de 90 dias). Esse passivo potencial pode ser provisionado contabilmente.
Estimativa do custo total: 1,7x a 2x o salário bruto
Somando todos os encargos, o custo real de um funcionário CLT para a empresa fica entre 70% e 100% acima do salário bruto. Veja a estimativa para um salário de R$ 3.000:
- Salário bruto: R$ 3.000,00
- INSS patronal (20%): R$ 600,00
- FGTS (8%): R$ 240,00
- RAT/FAP (~2%): R$ 60,00
- Sistema S (~5,8%): R$ 174,00
- Provisão de 13º (8,33%): R$ 250,00
- Provisão de férias + 1/3 (11,11%): R$ 333,33
- Custo mensal total estimado: R$ 4.657,33
Isso representa um custo de 1,55x o salário bruto apenas com os encargos obrigatórios. Se somados benefícios como vale-refeição, vale-transporte e plano de saúde, o custo real facilmente ultrapassa 1,7x a 2x o salário bruto.
Por que essa conta importa?
Para o empregador
Conhecer o custo total do funcionário é indispensável para planejar contratações, precificar produtos e serviços e manter a saúde financeira do negócio. Empresas que calculam mal o custo da mão de obra frequentemente enfrentam surpresas no fluxo de caixa.
Para o profissional PJ que quer precificar seus serviços
Se você presta serviços como PJ e a empresa cogita te contratar via CLT, saber o custo total que ela teria com um funcionário CLT é um argumento poderoso na negociação. A empresa pode pagar uma taxa PJ mais alta do que o salário CLT e ainda assim economizar, porque elimina toda a burocracia e os encargos trabalhistas.
Use a calculadora de custo de funcionário do Fazaconta para simular o custo total com qualquer salário e comparar com a alternativa PJ.